QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG
SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ SOTHYS.VN
GIỚI THIỆU
Sàn giao dịch thương mại điện tử https://www.sothys.vn/(“Sau đây gọi tắt Sothys.vn”) thuộc quyền sở hữu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam (“Sau đây gọi tắt là Công ty”)một Công ty thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Sứ mệnh Sothys.vn hướng tới là trở thành Sàn thương mại tin cậy trong thị trường mỹ phẩm, chăm sóc sức khỏe, là cầu nối thương mại giữa nhãn hàng và người mua.
ĐỊNH NGHĨA
“Sothys.vn” hoặc “Sàn thương mại điện tử (hoặc TMĐT) Sothys” là sàn giao dịch thương mại điện tử có tên website và địa chỉ miền là Sothys.vn do Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam sở hữu và vận hành.
“Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam” (sau đây gọi là “IAG”) là thương nhân được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0104794974, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 23/08/2018, là Ban quản trị Sàn TMĐT Sothys, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, kiểm soát và điều phối toàn bộ hoạt động của Sàn theo mô hình sàn giao dịch thương mại điện tử có kiểm soát tập trung.
“Người bán” hoặc “Đối tác” là thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân có ký kết hợp đồng hợp tác với IAG, cung cấp hàng hóa, dịch vụ để phân phối đến Khách hàng thông qua Sàn TMĐT Sothys theo mô hình vận hành và cơ chế kiểm soát nội dung, giao dịch của Sàn.
“Khách hàng” hoặc “Người mua” là tổ chức, cá nhân thực hiện việc tìm hiểu, đặt mua và thanh toán hàng hóa, dịch vụ được cung cấp thông qua Sàn TMĐT Sothys.
“Sản phẩm” là hàng hóa hoặc dịch vụ do Người bán/Đối tác cung cấp, đã được IAG kiểm soát, chuẩn hóa thông tin và cho phép hiển thị, giao dịch trên Sàn TMĐT Sothys theo Quy chế hoạt động và quy định pháp luật.
“Thành viên” là Khách hàng hoặc Người bán đã đăng ký tài khoản hợp lệ trên Sàn TMĐT Sothys và được IAG chấp thuận sử dụng các chức năng tương ứng với loại tài khoản đã đăng ký.
“Gian hàng” là không gian trưng bày thông tin hàng hóa, dịch vụ của Người bán trên Sàn TMĐT Sothys, được IAG thiết lập, quản lý và kiểm soát nội dung theo mô hình vận hành tập trung của Sàn.
“Đơn hàng” là yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ do Khách hàng tạo lập thông qua hệ thống của Sàn TMĐT Sothys và được IAG tiếp nhận, điều phối xử lý theo quy trình giao kết hợp đồng điện tử.
“COD (Cash On Delivery)” là phương thức thanh toán bằng tiền mặt khi Khách hàng nhận hàng hóa từ đơn vị giao nhận theo quy trình do Sàn TMĐT Sothys tổ chức.
“Dịch vụ logistics” là dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa do IAG trực tiếp tổ chức hoặc thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics thứ ba được IAG lựa chọn và ký kết hợp đồng.
I. NGUYÊN TẮC CHUNG
1. Sàn thương mại điện tử Sothys được đăng ký và hoạt động hợp pháp với tư cách là sàn giao dịch thương mại điện tử, do Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam sở hữu, quản lý và vận hành theo quy định của pháp luật Việt Nam về thương mại điện tử.
2. Thành viên tham gia Sàn TMĐT Sothys bao gồm các tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản hợp lệ để sử dụng các chức năng của Sàn, trong đó Khách hàng là các tổ chức, cá nhân thực hiện việc tìm hiểu, đặt mua và thanh toán hàng hóa, dịch vụ thông qua Sàn TMĐT Sothys.
3. Hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ trên Sàn TMĐT Sothys được thực hiện thông qua hệ thống do IAG tổ chức và kiểm soát, trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí và trung thực, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
4. IAG thực hiện vai trò là đơn vị tổ chức, trung gian và điều phối giao dịch, chịu trách nhiệm xây dựng hạ tầng kỹ thuật, quy trình vận hành, cơ chế kiểm soát thông tin và hỗ trợ các bên tham gia giao dịch trên Sàn; không trực tiếp thay thế trách nhiệm pháp lý của Người bán đối với hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho Khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
5. Mọi thông tin về hàng hóa, dịch vụ tham gia giao dịch trên Sàn TMĐT Sothys phải được cung cấp đầy đủ, chính xác, minh bạch và đã được kiểm soát theo quy trình của Sàn; các sản phẩm, dịch vụ không đáp ứng điều kiện pháp lý hoặc thuộc danh mục cấm kinh doanh theo quy định pháp luật sẽ không được phép hiển thị và giao dịch trên Sàn.
6. Hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ trên Sàn TMĐT Sothys được thực hiện công khai, minh bạch, bảo đảm quyền lợi của người tiêu dùng và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thương mại điện tử, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.
7. Quy chế hoạt động này, cùng với các giao dịch phát sinh trên Sàn TMĐT Sothys, là căn cứ điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia và phải được tuân thủ nghiêm túc theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
II. QUY ĐỊNH CHUNG
Website hoạt động theo mô hình Sàn giao dịch TMĐT, cung cấp nền tảng trung gian trực tuyến kết nối giữa người bán và người mua cho phép các bên thực hiện hoạt động đăng tải, tìm kiếm, đặt mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán trực tuyến.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam không thực hiện kinh doanh đa cấp.
Ban quản trị website – Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam (I.A.G), ngoài vai trò vận hành hạ tầng kỹ thuật và nền tảng công nghệ của sàn giao dịch thương mại điện tử, còn trực tiếp tham gia hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông qua các gian hàng do I.A.G sở hữu và quản lý trên website Sothys.vn.
Website Sothys.vn hoạt động theo mô hình sàn giao dịch thương mại điện tử và không thực hiện các chức năng liên quan đến kinh doanh đa cấp, trong đó Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam (I.A.G) là Ban quản trị sàn, cung cấp hạ tầng kỹ thuật, dịch vụ thanh toán, xử lý đơn hàng và vận hành hệ thống.
I.A.G thực hiện thu phí dịch vụ đối với người bán/đơn vị hợp tác (Bên B) theo thỏa thuận tại Hợp đồng dịch vụ, bao gồm:
- Phí khởi tạo gian hàng (thu một lần khi ký hợp đồng – hiện đang miễn phí theo chính sách áp dụng);
- Phí thường niên/Phí sử dụng Website (bao gồm chi phí vận hành hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo và phí ủy nhiệm thu – hiện đang miễn phí theo chính sách áp dụng);
- Phí dịch vụ được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá bán hàng hóa không bao gồm thuế GTGT và chi phí vận chuyển.
- Theo mô hình vận hành hiện tại, phí dịch vụ áp dụng dự kiến từ 15% đến 25% (có thể điều chỉnh theo từng thời kỳ phù hợp với quy định) trên giá bán chưa bao gồm thuế GTGT và phí vận chuyển. Phí dịch vụ này bao gồm chi phí xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, giao hàng, thanh toán, xử lý đổi trả và các chi phí liên quan khác.
- Trường hợp có thay đổi về mức phí dịch vụ, cơ cấu phí hoặc phương thức thu phí, I.A.G sẽ thực hiện việc cập nhật, thông báo và hoàn thiện các thủ tục liên quan với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trách nhiệm xuất hóa đơn cho người mua/người sử dụng dịch vụ
- Người bán/đơn vị hợp tác (Bên B) là bên có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng mua hàng trên gian hàng của mình theo quy định của pháp luật.
- Người bán có trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế phát sinh từ hoạt động bán hàng theo quy định.
Trường hợp đặc biệt, I.A.G có thể xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng thay cho người bán nếu:
- Hai bên có hợp đồng ủy nhiệm bằng văn bản;
- Nội dung ủy nhiệm nêu rõ trách nhiệm, loại hóa đơn, thời gian ủy nhiệm;
- Có thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định;
- Việc xuất hóa đơn được thực hiện theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và các quy định liên quan.
Trong trường hợp này, I.A.G thực hiện xuất hóa đơn cho khách lẻ theo thỏa thuận ủy nhiệm, đặc biệt phù hợp với các đối tác là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không trực tiếp thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
Trách nhiệm xuất hóa đơn giữa I.A.G và người bán
- I.A.G xuất hóa đơn GTGT cho người bán đối với khoản Phí dịch vụ mà người bán phải thanh toán cho I.A.G.
- Hóa đơn phí dịch vụ được lập sau khi hai bên thực hiện đối soát doanh thu theo chu kỳ thanh toán.
Hình thức hợp tác, thu phí và chia sẻ lợi nhuận
Hình thức hợp tác giữa I.A.G và các đơn vị hợp tác/người bán được thực hiện theo mô hình sau:
- Khách hàng mua hàng trên gian hàng của người bán thông qua website Sothys.vn.
- I.A.G, trên cơ sở Hợp đồng phân phối và Hợp đồng dịch vụ, thực hiện:
- Thu tiền của khách hàng theo thỏa thuận ủy nhiệm thu;
- Xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và giao hàng;
- Nhận và xử lý hàng hóa đổi trả (nếu có).
Người bán chỉ được kinh doanh các sản phẩm có tồn kho vật lý tại kho của IAG theo thỏa thuận hợp tác.
Sau khi hoàn tất giao dịch và đối soát:
- I.A.G thực hiện bù trừ doanh thu bán hàng với các khoản phí dịch vụ, chi phí phát sinh, thuế khấu trừ theo quy định;
- Phần doanh thu còn lại được thanh toán cho người bán theo chu kỳ thanh toán hàng tháng;
- Trường hợp phát sinh nghĩa vụ thanh toán ngược lại, người bán có trách nhiệm thanh toán cho IAG theo thỏa thuận.
Cơ chế chia sẻ lợi nhuận được thực hiện thông qua tỷ lệ phí dịch vụ mà người bán thanh toán cho I.A.G, đảm bảo minh bạch, đối soát định kỳ và tuân thủ quy định pháp luật.
Ghi chú về nghĩa vụ thuế
Đối với các người bán là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, I.A.G thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Các đối tượng đã được I.A.G khấu trừ và nộp thuế thay không phải thực hiện kê khai, nộp thuế đối với doanh thu phát sinh trên nền tảng thương mại điện tử.
III. QUY TRÌNH GIAO DỊCH
1. Quy trình dành cho người mua hàng
c.1 Trường hợp khách hàng chưa có tài khoản, và đặt mua luôn sản phẩm
Bước 1: Lựa chọn sản phẩm
Khách hàng lựa chọn sản phẩm mong muốn bằng cách nhấp vào nút "Thêm vào giỏ hàng" tại trang thông tin sản phẩm. Giỏ hàng có thể được truy cập và điều chỉnh tại mọi thời điểm bằng cách nhấp vào biểu tượng giỏ hàng hiển thị trên website.
Bước 2: Kiểm tra thông tin đơn hàng và lựa chọn Spa, Thẩm mỹ viện….
Khách hàng kiểm tra thông tin đơn hàng và bắt buộc phải chọn một đơn vị (Spa, Thẩm mỹ viện…) để hoàn tất đơn hàng. Sau khi lựa chọn đối tác Spa, nhấp chuột vào ô thanh toán để hoàn tất đơn hàng.
Bước 3: Kiểm tra, xác nhận địa chỉ giao hàng và nội dung đơn hàng
Tại trang giỏ hàng, khách hàng tiến hành xác nhận địa chỉ giao hàng bằng cách điền đầy đủ các thông tin bắt buộc hoặc chỉnh sửa các thông tin đã có. Đồng thời, khách hàng có thể xem ước tính chi phí giao hàng (nếu có).
Khách hàng kiểm tra lại toàn bộ nội dung đơn hàng bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, tổng chi phí (đã bao gồm thuế và chi phí giao hàng nếu có). Tại bước này, khách hàng vẫn có thể điều chỉnh đơn hàng trước khi tiến hành thanh toán.
Bước 4: Chọn phương thức thanh toán:
Hiện tại Sàn thương mại điện tử Sothys.vn mới sử dụng chọn phương thức nhận hàng và thanh toán (COD). Nên khách hàng chỉ có một lựa chọn là:
- Khách hàng lựa chọn phương thức nhận hàng và thanh toán (COD).
- Về phương thức thanh toán thông qua cổng thanh trực tuyến, chúng tôi sẽ tiếp tục liên hệ làm các thủ tục tìm kiếm giải pháp thanh toán trực tuyến được cấp phép tại Việt Nam.
Bước 5: Đồng ý với Điều khoản chung về bán hàng
Khách hàng đánh dấu vào ô xác nhận đồng ý với Điều khoản chung về bán hàng trước khi tiếp tục các bước thanh toán tiếp theo.
Bước 6: Xác nhận và thanh toán
Khách hàng nhấn vào nút "Đặt hàng và thanh toán" để xác thực và hoàn tất đơn hàng. Sau thao tác này, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng sang cổng thanh toán tương ứng.
Bước 7: Nhận thông báo và email xác nhận đơn hàng
Ngay sau khi hoàn tất đặt hàng, khách hàng sẽ nhận được thông báo từ website và email xác nhận với thông tin tóm tắt chi tiết đơn hàng đã đặt, bao gồm:
Danh sách sản phẩm:
Tổng chi phí thanh toán:
Hóa đơn mua hàng:
Bước 8: Giao hàng và chứng từ
Đơn hàng sẽ được xử lý và gửi đến địa chỉ giao hàng đã đăng ký, kèm theo phiếu xuất kho. Thời gian giao hàng tiêu chuẩn dao động từ 3–5 ngày làm việc
c2. Trường hợp khách chưa có tài khoản và tiến hành đăng ký tài khoản để đăng nhập
Tạo tài khoản: Truy cập trang web, nhấp chuột vào ô đăng nhập
Tiếp theo nhấp chuột vào mục đăng ký
Điền các thông tin sau nhấp chuột vào ô Submit, sau khi đăng ký thành công sẽ nhấp chuột vào biểu tượng tài khoản góc bên phải trên màn hình,
Nhấp chuột vào tab tài khoản của tôi để lựa chọn Spa
Chọn đối tác theo nhu cầu của khách hàng
Tiếp tục các bước chọn sản phẩm và đặt hàng:
Bước 1: tương tự như trường hợp C1(Trường hợp khách hàng chưa có tài khoản, và đặt mua luôn sản phẩm)
Bước 2: Kiểm tra thông tin đơn hàng và có thể lựa chọn lại Spa, thẩm mỹ viện lúc này….
Bước 3, bước 4, bước 5, bước 6, bước 7, bước 8, giống trường hợp C1
Quy định về hủy đơn hàng
Website Sothys.vn không cung cấp chức năng hủy đơn trực tiếp trên hệ thống sau khi đơn hàng đã được đặt thành công.
Trường hợp Khách hàng có nhu cầu hủy đơn, Khách hàng phải liên hệ trực tiếp với I.A.G Việt Nam qua hotline hoặc email hỗ trợ được công bố trên website.
Yêu cầu hủy đơn chỉ được xem xét trong trường hợp đơn hàng chưa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
( Có biểu mẫu hướng dẫn đính kèm)
Trường hợp đơn hàng đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển hoặc đang trong quá trình giao hàng, yêu cầu hủy sẽ không được chấp thuận. Khi đó, Khách hàng có thể thực hiện theo chính sách đổi/trả hàng đã công bố.
2. Quy trình dành cho người bán hàng/ nhà cung cấp
Người bán/nhà cung cấp sử dụng hệ thống quản lý riêng thông qua website https://www.iagvietnam.vn/ với các chức năng:
· Đăng nhập tài khoản người bán theo phân quyền được Ban quản trị sàn cấp.
Quản lý thông tin doanh nghiệp/người bán theo hồ sơ đã đăng ký
Quản lý danh sách sản phẩm/dịch vụ đã được Ban quản trị sàn phê duyệt.
Tiếp nhận, xử lý và cập nhật trạng thái đơn hàng phát sinh từ sàn.
Theo dõi thông tin đối soát, báo cáo giao dịch theo thỏa thuận hợp tác.
Cơ chế phê duyệt sản phẩm bao gồm:
(i) Điều kiện bắt buộc để được phê duyệt
Chỉ các sản phẩm đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau mới được xem xét hiển thị trên website:
Là mỹ phẩm Sothys chính hãng do I.A.G Việt Nam nhập khẩu và/hoặc phân phối hợp pháp tại Việt Nam;
Có hồ sơ công bố mỹ phẩm hợp lệ theo quy định của pháp luật (nếu thuộc diện bắt buộc);
Có đầy đủ thông tin bằng tiếng Việt theo quy định về nhãn hàng hóa (trừ số lô sản xuất và hạn dùng), bao gồm:
Tên sản phẩm;
Thành phần;
Công dụng;
Hướng dẫn sử dụng;
Xuất xứ;
Tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
Nội dung mô tả không sử dụng từ ngữ mang tính điều trị, không gây hiểu nhầm là thuốc;
Hình ảnh sử dụng đúng hình ảnh sản phẩm chính hãng;
Giá bán được công bố minh bạch theo chính sách giá do I.A.G quy định tại từng thời điểm.
(ii) Cơ chế kiểm duyệt nội bộ
Việc phê duyệt sản phẩm được thực hiện tập trung bởi Ban quản trị sàn theo quy trình sau:
1. Bộ phận chuyên môn của I.A.G chuẩn hóa nội dung sản phẩm dựa trên hồ sơ pháp lý và tài liệu chính hãng từ nhà sản xuất;
2. Thực hiện rà soát nội dung theo danh sách từ khóa kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chặn các nội dung vi phạm quy định về quảng cáo mỹ phẩm;
3. Kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ công bố, nhãn phụ và nội dung hiển thị trên website;
4. Trình phê duyệt nội bộ (người phê duyệt là Tổng giám đốc) trước khi cho phép hiển thị công khai.
Trong quá trình vận hành, Ban quản trị có quyền rà soát định kỳ, cập nhật hoặc điều chỉnh nội dung nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn thương hiệu.
Chức năng dành cho quản trị sàn
Ban quản trị sàn giao dịch thương mại điện tử Sothys thực hiện các chức năng quản lý và kiểm soát sau:
Quản lý tài khoản người mua và người bán.
Quản lý và kiểm duyệt thông tin sản phẩm/dịch vụ trước khi hiển thị.
Quản lý danh mục sản phẩm được phép giao dịch.
Giám sát hoạt động giao dịch, đơn hàng và xử lý vi phạm.
Quản lý nội dung hiển thị trên website (bài viết, banner, thông báo)
Thực hiện thống kê, báo cáo và lưu trữ dữ liệu theo quy định pháp luật.
Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và nghiệp vụ nhằm đảm bảo hoạt động an toàn, ổn định của sàn.
3. Quy trình giao nhận vận chuyển
b.1 Điều khoản giao hàng
- Các sản phẩm mỹ phẩm Nhãn hiệu SOTHYS được giao trực tiếp đến khách hàng bởi Người bán hoặc chuyển phát bởi các dịch vụ bưu chính trên toàn lãnh thổ Việt Nam đến địa chỉ do khách hàng chỉ định trong quá trình đặt hàng, tại nhà hoặc tại điểm chuyển tiếp.
- Khách hàng phải kiểm tra tính đầy đủ và đúng đắn của các thông tin liên quan đến địa chỉ giao hàng khi cung cấp cho Người bán. Người bán không chịu trách nhiệm cho bất kỳ sai sót thông tin nào và các hậu quả sẽ phát sinh như sự chậm trễ trong giao hàng và/hoặc không có khả năng giao hàng.
- Thời gian giao hàng: Từ 3-5 ngày làm việc
Lưu ý:
* Về việc xác nhận đơn hàng:
Tất cả đơn đặt hàng được tự động xác nhận qua email khi đặt hàng thành công qua Website: sothys.vn.
* Đơn hàng sẽ tự động hủy nếu: Nhân viên giao hàng không liên lạc được với Khách hàng tại thời điểm giao hàng.
b.2 Phí giao hàng
Phí giao hàng sẽ được hiển thị rõ ràng trước khi khách hàng hoàn thành đơn đặt hàng và được tính vào Tổng số tiền thanh toán đơn hàng của khách hàng. Số tiền thay đổi tùy thuộc vào phương thức giao hàng mà khách hàng lựa chọn và tùy thuộc vào địa chỉ nhận hàng của khách hàng.
Nếu khách hàng đã nhập địa chỉ giao hàng, phí giao hàng được hiển thị trong suốt quá trình đặt hàng, trong nút tương ứng với giỏ hàng, cũng như khi xác nhận giỏ hàng, và khi hoàn tất xác nhận cuối cùng đơn hàng của khách hàng.
- Phí vận chuyển
Đơn hàng dưới 1.000.000 đồng: Phí vận chuyển 30.000 đồng/đơn hàng.
Đơn hàng từ 1.000.000 đồng: Miễn phí vận chuyển.
b.3 Theo dõi tiến độ giao hàng
Khách hàng có thể theo dõi tiến độ giao hàng qua email từ hệ thống của chúng tôi hoặc liên hệ với Bộ phận Dịch vụ Khách hàng, qua điện thoại hoặc email nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến đơn đặt hàng của mình.
Website Sothys.vn sử dụng dịch vụ vận chuyển, giao nhận của đơn vị logistics bên thứ ba để thực hiện việc giao hàng đến Khách hàng, không trực tiếp tổ chức hoạt động vận chuyển theo quy định của pháp luật về thương mại điện tử và bưu chính.
Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển
Hiện tại, Ban quản trị sàn – Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam – đã ký kết Hợp đồng cung ứng và sử dụng dịch vụ chuyển phát với:
- Tổng Công Ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post), là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, chuyển phát hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Công ty Cổ phần giao hàng tiết kiệm (GHTK) là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, chuyển phát hoạt động hợp pháp tại Việt Nam
Quy trình vận chuyển – giao nhận
Sau khi Khách hàng đặt hàng thành công trên website Sothys.vn, hệ thống sẽ ghi nhận đơn hàng và chuyển thông tin đơn hàng đến đơn vị vận chuyển Viettel Post hoặc (GHTK)
Đơn vị vận chuyển (Viettel Post hoặc GHTK) tiếp nhận đơn hàng, thực hiện lấy hàng tại địa điểm do I.A.G Việt Nam chỉ định, tiến hành vận chuyển và giao hàng đến Khách hàng theo địa chỉ đã đăng ký.
Trường hợp Khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán khi nhận hàng (COD), Viettel Post hoặc GHTK sẽ thu hộ tiền hàng và hoàn trả cho I.A.G Việt Nam theo chu kỳ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Phân định trách nhiệm
Đơn vị vận chuyển (Viettel Post, GHTK) chịu trách nhiệm đối với quá trình giao nhận, thời gian vận chuyển, an toàn hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển và việc thu hộ tiền COD theo hợp đồng đã ký và quy định pháp luật về bưu chính.
I.A.G Việt Nam (Ban quản trị Sàn TMĐT Sothys.vn) đóng vai trò trung gian kết nối kỹ thuật, phối hợp với đơn vị vận chuyển để hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao nhận (chậm giao, hoàn hàng, thất lạc…), nhưng không trực tiếp thực hiện hoạt động vận chuyển.
Trường hợp phát sinh khiếu nại liên quan đến giao nhận, I.A.G Việt Nam sẽ tiếp nhận phản ánh của Khách hàng và phối hợp với Viettel Post hoặc GHTK để xử lý theo đúng quy trình và thời hạn quy định.
Chính sách kiểm hàng và Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch:
- Tất cả các đơn hàng sẽ được thực hiện bởi đối tác vận chuyển của chúng tôi
Nếu phát hiện bưu kiện bị rách, móp méo, ướt, niêm phong không còn nguyên vẹn, khách hàng có quyền từ chối nhận bưu kiện ngay tại thời điểm giao hàng.
Nếu bưu kiện được chuyển đến hòm thư, người hàng xóm hoặc bảo vệ, khách hàng có quyền trả lại bưu kiện cho bưu điện/chuyển phát không muộn hơn ngày làm việc kế tiếp nếu nhận thấy dấu hiệu hư hỏng bên ngoài.
Sau khi nhận hàng và mở bưu kiện:
Nếu phát hiện sản phẩm sai, thiếu hoặc hư hỏng bên trong, khách hàng phải gửi yêu cầu đổi trả qua email trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận bưu kiện kèm theo hình ảnh/video chứng minh.
Khách hàng thanh toán COD sẽ được đổi sản phẩm theo quy trình đổi trả của Người bán.
Lưu ý:
Sản phẩm trả lại phải còn nguyên trong bao bì ban đầu và ở tình trạng như khi nhận.
Nếu lỗi phát sinh từ việc chuẩn bị đơn hàng của Người bán, Người bán sẽ chịu toàn bộ chi phí đổi/trả.
Đối với đơn hàng yêu cầu giao ngoài khu vực phục vụ hoặc ngoài giờ làm việc của đơn vị vận chuyển, chi phí phát sinh sẽ do khách hàng chịu.
Đính kèm: Hợp đồng với đơn vị vận chuyển.
4. Quy trình đổi/trả hàng
Khách hàng mua sản phẩm có thể đổi hàng hoặc/và trả hàng trong các trường hợp sau:
- Sản phẩm có lỗi từ phía nhà sản xuất;
- Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển;
- Sản phẩm người mua nhận được khác biệt một cách rõ rệt so với thông tin mà người bán cung cấp trong mục mô tả sản phẩm;
- Trường hợp khách hàng bị dị ứng với sản phẩm. Khách hàng phải có giấy xác nhận của bác sĩ chuyên khoa da liễu về các thành phần không đảm bảo quy định về an toàn dược mỹ phẩm của nhà nước Việt Nam do Cục Quản lí Dược của Bộ Y Tế ban hành;
Người bán không hỗ trợ đổi trả trong các trường hợp sau:
- Khách hàng không ưng ý/không thích sản phẩm.
- Sản phẩm đã qua sử dụng.
- Các sản phẩm là quà tặng miễn phí.
Điều kiện để đổi trả hàng
- Người bán chỉ áp dụng chính sách đổi trả đối với các sản phẩm mỹ phẩm nhãn hiệu Sothys mua tại website: Sothys.vn. Khách hàng còn giữ hóa đơn bán hàng và/hoặc xác nhận đơn đặt hàng.
- Thời gian áp dụng đổi trả: Trong vòng 03 ngày kể từ khi khách hàng nhận được sản phẩm.
- Đối với sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất: Sản phẩm phải còn nguyên tem, còn bao bì đầy đủ.
- Đối với sản phẩm không như mô tả: Sản phẩm còn mới 100%, còn nguyên tem, bao bì đầy đủ.
Cách thức đổi trả hàng
Bước 1: Nếu khách hàng có nhu cầu đổi trả hàng, vui lòng thông báo ngay cho Bộ phận Dịch vụ khách hàng trong vòng 3 ngày kể từ thời điểm nhận hàng. Sau khi nhận được yêu cầu đổi/trả, Bộ phận Dịch vụ khách hàng sẽ phản hồi khách hàng trong vòng 24 giờ làm việc.
Bước 2: Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo xác nhận yêu cầu đổi/trả từ Bộ phận Dịch vụ khách hàng, khách hàng vui lòng gửi sản phẩm cần đổi/trả (kèm theo: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phụ kiện đi kèm sản phẩm hoặc hàng tặng khuyến mại kèm theo (nếu có)) về Địa chỉ trả lại sản phẩm: Người nhận: Sothys Vietnam – SĐT: 024.39412451 hoặc 0368286022 – Địa chỉ: Căn 201-214 Tầng 2, ô đất 017 HH2 KĐTM Tây Hồ Tây, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội (Căn 201- 214, Tháp Tây, Chung cư Học viện Quốc Phòng, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội)
(khách hàng có trách nhiệm giữ bằng chứng về việc gửi trả lại bưu kiện). Nếu sản phẩm gửi trả ngoài thời gian hiệu lực, Bộ phận Dịch vụ khách hàng của chúng tôi xin từ chối xử lý.
Đối với hàng đổi trả do lỗi của Người bán, Người bán sẽ hỗ trợ phí vận chuyển cho khách hàng.
Bước 3: Người bán nhận sản phẩm và kiểm tra sản phẩm có đạt điều kiện để đổi/trả hàng hay không. Người bán sẽ xử lý việc đổi trả sản phẩm trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được sản phẩm đổi/trả của khách hàng.
5. Quy trình bảo hành
- Các sản phẩm mua tại Sothys được bảo hành khi:
+ Sản phẩm còn trong thời hạn bảo hành/đổi trả (tính từ ngày mua hàng).
+ Còn hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ hợp lệ.
+ Sản phẩm còn nguyên tem, nhãn mác, bao bì không bị rách nát bất thường.
+ Lỗi phát sinh do nhà sản xuất (ví dụ: hỏng bơm, nắp bị lỗi, chất lượng sản phẩm có vấn đề khi chưa mở nắp...).
+ Các trường hợp có thể phát sinh phí bảo hành:
+ Sản phẩm hết thời hạn bảo hành.
Khi có nhu cầu bảo hành sản phẩm, Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với trung tâm bảo hành của hãng tại địa phương (nếu có). Trường hợp Khách hàng ở quá xa trung tâm bảo hành hoặc có bất tiện khác không thể đến bảo hành trực tiếp, Khách hàng có thể gửi sản phẩm về I.A.G Việt Nam, I.A.G Việt NAM sẽ hỗ trợ gửi sản phẩm đi bảo hành.
6. Quy trình hỗ trợ giải quyết khiếu nại
I.A.G Việt Nam luôn có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý khiếu nại của Khách hàng liên quan đến giao dịch tại sàn thương mại điện tử Sothys. Khi phát sinh các khiếu nại, tranh chấp, sàn thương mại điện tử I.A.G Việt Nam đề cao giải pháp thương lượng, hòa giải giữa các bên nhằm duy trì mối quan hệ, sự tin cậy của Khách hàng vào chất lượng dịch vụ của sàn thương mại điện tử Sothys
Đầu mối tiếp nhận và giải quyết tranh chấp
Bộ phận chịu trách nhiệm: Ban quản trị sàn TMĐT Sothys
Đơn vị quản lý: Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam
Thông tin liên hệ tiếp nhận khiếu nại:
Email: phungthuyphuong@sothys.vn
Hotline: 0368 286 022
Địa chỉ tiếp nhận trực tiếp:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI I.A.G VIỆT NAM
Địa chỉ: Căn hộ 201–214, Tầng 2, Ô đất 017 - HH2, Khu đô thị mới Tây Hồ Tây, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Quy trình khiếu nại thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khách hàng khiếu nại về hàng hóa, dịch vu của Nhà Bán Hàng mua trên sàn thương mại điện tử Sothys thực hiện quamột trong các bước sau:
- Gửi thư điện tử đến địa chỉ email: phungthuyphuong@sothys.vn
- Gọi điện đến Hotline 0368286022 hoặc
- Người mua gửi khiếu nại tại địa chỉ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI I.A.G VIỆT NAM
Địa chỉ: Căn hộ 201–214, Tầng 2, Ô đất 017 - HH2, Khu đô thị mới Tây Hồ Tây, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Bước 2: Ban quản trị sàn Sothys sẽ tiếp nhận các khiếu nại, liên hệ làm rõ các yêu cầu của Khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể và không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Tùy theo tính chất và mức độ của sự việc, Ban quản trị sàn Sothys sẽ có những biện pháp cụ thể để hỗ trợ Khách hàng giải quyết khiếu nại, tranh chấp.
Bước 3: Ban quản trị sàn Sothys có thể yêu cầu Khách Hàng và/hoặc Người bán hàng cung cấp các thông tin, bằng chứng liên quan đến giao dịch, sản phẩm để xác minh, làm rõ vụ việc và có hướng xử lý thích hợp.Thời gian xử lý, xác minh và đề xuất phương án giải quyết khiếu nại không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong giai đoạn này, Ban quản trị sàn đóng vai trò đơn vị trung gian, phối hợp giữa các bên để hỗ trợ thương lượng, hòa giải trên cơ sở thỏa thuận và quy định của pháp luật.
Bước 4: Sau khi có kết quả xử lý, Ban quản trị sàn thông báo bằng văn bản hoặc phương thức điện tử cho Khách hàng và các bên liên quan. Trong trường hợp Ban quản trị sàn Sothys đã nỗ lực giải quyết khiếu nại, tranh chấp nhưng sự việc vượt quá khả năng và thẩm quyền, Sothys sẽ yêu cầu đưa vụ việc ra cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
Ban quản trị sàn Sothys tôn trọng và nghiêm túc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ quyền lợi của Khách hàng.
Các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ khác
- Công cụ Quản lý gian hàng
- Công cụ Quản lý Sản phẩm
- Xác thực đơn hàng qua Email
- Công cụ Quản lý đơn hàng
Hiện tại, do đang bắt đầu hoạt động nên Bna quản trị sàn Sothys mới triển khai một số tiện ích và dịch vụ hỗ trợ như trên. Sau khi đi vào hoạt động ổn định, có lượng khách hàng lớn và thường xuyên, Ban quản trị sàn Sothys sẽ bổ sung thêm các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ để cạnh tranh về chất lượng dịch vụ so với các sàn thương mại điện tử bán hàng khác.
IV. QUY TRÌNH THANH TOÁN
1. 1. Quy trình thanh toán đối với Khách hàng:
Khách hàng chỉ có thể lựa chọn phương thức thanh toán khi nhận hàng (COD – thanh toán bằng tiền mặt):
Bước 1: Người mua tìm hiểu thông tin về sản phẩm trên Sothys
Bước 2: Người mua đặt mua sản phẩm, lựa chọn phương thức thanh toán tiền mặt khi giao hang. Lưu ý người mua bắt buộc phải chọn một đơn vị (Spa, Thẩm mỹ viện…) để hoàn tất đơn hàng. Trường hợp chưa có Spa, thẩm mỹ viện… yêu thích, khách hàng có thể chọn phương án "Đặt hàng ngay – lựa chọn tự động".
Bước 3: Bộ phận vận chuyển giao hàng
Bước 4: Người mua nhận hàng và thanh toán.
2. Quy trình thanh toán đối với đối tác (Người bán/ Nhà cung cấp).
2.1. Quy trình thu tiền từ Khách hàng
- Khách hàng đặt mua hàng hóa trên Gian hàng của Bên B thông qua Website SOTHYS.VN.
- Bên A thay mặt Bên B:
+ Thu tiền hàng của Khách hàng thông qua các phương thức thanh toán được tích hợp trên Website;
+ Tổ chức xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, giao hàng và tiếp nhận hàng hoàn trả (nếu có);
+ Ghi nhận trạng thái đơn hàng và doanh thu phát sinh trên hệ thống.
Việc thu tiền được thực hiện dưới danh nghĩa thu hộ cho Bên B, căn cứ theo Hợp đồng Ủy nhiệm thu đã ký kết.
2.2. Quy trình đối soát doanh thu và xác định nghĩa vụ thanh toán
- Chu kỳ đối soát:
+ Thực hiện định kỳ hàng tháng.
+ Thời điểm đối soát: ngày 05 của tháng M+1 (M là tháng phát sinh giao dịch).
- Các khoản đối soát – bù trừ:
Số tiền Bên B được nhận hoặc phải thanh toán cho Bên A được xác định theo công thức:
Số tiền thanh toán = (1) – (2) – (3) – (4) – (5) – (6)
Trong đó:
(1) Doanh số bán hàng tháng M
Là tổng giá bán đã bao gồm VAT của các đơn hàng hoàn thành trên Gian hàng của Bên B.
(2) Doanh số đơn hàng hoàn trả
Là tổng giá bán đã bao gồm VAT của các đơn hàng đã giao thành công nhưng bị hoàn trả trong tháng M theo chính sách đổi trả.
(3) Phí dịch vụ của Bên A
= ((1) – (2)) × 15% đến 25% (có thể điều chỉnh theo từng thời kỳ)
(Chưa bao gồm VAT, không bao gồm chi phí vận chuyển).
Phí này bao gồm: xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, phí thanh toán, xử lý đổi trả và các chi phí vận hành khác.
(4) Doanh số mua hàng theo Hợp đồng phân phối
Là giá mua sản phẩm theo Hợp đồng phân phối giữa Bên A và Bên B, đã bao gồm VAT, tương ứng với số lượng hàng Bên B bán ra cho khách lẻ trong kỳ (sau khi bù trừ hàng đổi trả).
(5) Các khoản phí phát sinh khác (nếu có)
Bao gồm: chi phí xử lý đơn bị từ chối nhận, đổi trả, hoặc các chi phí khác theo Hợp đồng phân phối.
(6) Các khoản thuế khấu trừ theo quy định pháp luật (nếu có)
Đối với hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, Bên A thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP.
Sau khi đã khấu trừ, Bên B không phải kê khai, nộp thuế đối với doanh thu phát sinh trên nền tảng TMĐT.
- Quy trình thanh toán và xuất hóa đơn:
+ Sau khi hoàn tất đối soát:
• Bên A thanh toán số tiền còn lại cho Bên B chậm nhất ngày 10 của tháng M+1, hoặc
• Bên B thanh toán phần còn thiếu cho Bên A (nếu có).
+ Bên A xuất Hóa đơn GTGT Phí dịch vụ cho Bên B.
+ Bên B có trách nhiệm:
• Xuất hóa đơn GTGT cho Khách hàng mua hàng trên Gian hàng của mình;
• Kê khai và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
- Cơ chế xuất hóa đơn theo ủy quyền, xử lý khiếu nại và chậm thanh toán:
Trong trường hợp có thỏa thuận bằng văn bản, Bên A được phép xuất hóa đơn GTGT cho khách lẻ thay cho Bên B theo hình thức ủy quyền, trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và Thông tư 32/2025/TT-BTC, đồng thời thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định. Hình thức này áp dụng đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa trực tiếp phát hành hóa đơn điện tử.
Bên B có quyền khiếu nại các giao dịch thanh toán có sai lệch trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đối soát. Bên A có trách nhiệm tiếp nhận, xác minh, phối hợp xử lý và điều chỉnh (nếu có); các giao dịch đã xử lý sẽ được đưa vào kỳ đối soát thanh toán gần nhất.
Trường hợp một trong hai bên chậm thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận, bên chậm thanh toán phải chịu lãi chậm trả 0,05%/ngày tính trên số tiền chậm thanh toán cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ.
V. ĐẢM BẢO AN TOÀN GIAO DỊCH
Sàn TMĐT Sothys.vn áp dụng hình thức thanh toán khi nhận hàng (COD) nhằm đảm bảo an toàn và thuận tiện cho khách hàng trong quá trình giao dịch. Theo đó, khách hàng chỉ thực hiện thanh toán sau khi đã nhận hàng từ đơn vị vận chuyển và có thể kiểm tra thông tin đơn hàng trước khi thanh toán theo chính sách của đơn vị giao nhận.
Việc giao hàng và thu hộ tiền được thực hiện thông qua đơn vị vận chuyển Viettel Post hoặc GHTK– đối tác hợp tác với Sothys.vn, góp phần đảm bảo quá trình giao nhận, thanh toán minh bạch, an toàn và hạn chế rủi ro cho khách hàng khi mua sắm trên website.
VI. CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN CÁ NHÂN KHÁCH HÀNG
Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại I.A.G Việt Nam tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng và cam kết bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng khi cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi mua trong quá trình mua sắm tại sàn giao dịch thương mại điện tử Sothys. Đây là nguyên tắc khi tiếp cận quyền riêng tư, thông tin cá nhân tại sàn giao dịch thương mại điện tử Sothys.
- Mục đích thu thập thông tin các nhân:
+ Xác thực tài khoản và hỗ trợ người dùng khi truy cập, giao dịch trên website.
+ Xử lý đơn hàng, cung cấp dịch vụ, xác nhận thanh toán – giao nhận.
+ Liên hệ hỗ trợ, giải quyết khiếu nại hoặc các yêu cầu khác từ người tiêu dùng.
+ Gửi thông báo về đơn hàng, chương trình khuyến mại (khi người dùng đồng ý).
+ Quản lý tài khoản người mua – người bán, lưu trữ lịch sử giao dịch trên sàn.
+ Đảm bảo an ninh, ngăn chặn hành vi gian lận, vi phạm pháp luật.
- Sothys thu thập thông tin trong phạm vi:
+ Họ và tên;
+ Số điện thoại;
+ Email;
+ Địa chỉ giao hàng;
+ CCCD/CC (áp dụng với tài khoản người bán/đối tác);
+ Mã số thuế, GPKD (đối với thương nhân/đối tác);
- Phạm vi sử dụng thông tin
Thông tin cá nhân chỉ được sử dụng cho các mục đích:
+ Vận hành và cung cấp dịch vụ TMĐT trên website;
+ Gửi thông báo liên quan đến giao dịch và hoạt động bảo trì website;
+ Đối soát thanh toán, hỗ trợ thực hiện giao dịch mua – bán;
+ Giao hàng, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng;
+ Ngăn ngừa hành vi vi phạm chính sách hoặc pháp luật;
+ Cải thiện trải nghiệm người dùng và chất lượng dịch vụ.
- Thời gian lưu trữ thông tin
+ Thông tin cá nhân được lưu trữ trong tối thiểu 02 nămkể từ thời điểm phát sinh giao dịch cuối cùng hoặc kể từ thời điểm tài khoản ngừng hoạt động.
+ Nếu người dùng yêu cầu hủy, hệ thống sẽ ghi nhận và xử lý theo đúng quy định, trừ khi pháp luật yêu cầu lưu trữ lâu hơn.
+ Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đặt tại:
· Châu Âu (bao gồm các trung tâm dữ liệu trong Liên minh Châu Âu – EU)
· Hoa Kỳ
· Các khu vực toàn cầu khác nhằm phục vụ mục đích dự phòng và phân phối nội dung
- Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận thông tin
+ Ban quản lý website SOTHYS.VN – để vận hành hệ thống.
+ Đối tác/Người bán– trong phạm vi cần thiết để giao hàng, cung cấp dịch vụ liên quan đến đơn hàng của khách.
+ Đơn vị vận chuyển – để giao nhận sản phẩm.
+ Đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán – để xử lý giao dịch.
+ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền – khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản.
- Địa chỉ và thông tin liên hệ của đơn vị thu thập – quản lý thông tin
+ Địa chỉ: Căn hộ 201–214, Tầng 2, Ô đất 017 - HH2, Khu đô thị mới Tây Hồ Tây, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
+ Gọi điện đến Hotline 0368286022
+ Email hỗ trợ: phungthuyphuong@sothys.vn
+ Bộ phận tiếp nhận & xử lý dữ liệu cá nhân: Phòng Kỹ thuật – Vận hành
+ Người dùng có thể liên hệ qua email/điện thoại trên để yêu cầu: Hỏi về việc thu thập và xử lý thông tin cá nhân; Điều chỉnh, cập nhật hoặc xóa dữ liệu và phản ánh vi phạm
- Phương thức và công cụ để người dùng tiếp cận – chỉnh sửa dữ liệu cá nhân
Người dùng có thể tự thực hiện các thao tác tại mục Tài khoản cá nhân gồm:
+ Xem thông tin cá nhân đã cung cấp
+ Chỉnh sửa số điện thoại, email, địa chỉ, mật khẩu
+ Xem lịch sử mua hàng
+ Quản lý yêu cầu hỗ trợ
Đối với thông tin không thể tự chỉnh sửa (VD: CCCD, GPKD của người bán), người dùng có thể gửi yêu cầu qua:
+ Email: phungthuyphuong@sothys.vn
+ Hotline: 0368286022
Ban quản lý sẽ phản hồi trong vòng 24-72 giờ làm việc.
- Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại liên quan đến thông tin cá nhân
+ Người tiêu dùng gửi khiếu nại qua email/điện thoại hoặc form “Khiếu nại – Báo cáo vi phạm”.
+ Bộ phận CSKH tiếp nhận, ghi nhận và phản hồi trong vòng 24 giờ.
+ Thời gian xử lý tối đa 07 ngày làm việctùy mức độ phức tạp.
+ Trường hợp vi phạm bảo mật thông tin, SOTHYS.VN sẽ:
+ Thông báo ngay cho người dùng;
+ Khoanh vùng nguyên nhân, khắc phục;
+ Phối hợp cơ quan chức năng (nếu có thiệt hại).
VII. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ/KIỂM SOÁT THÔNG TIN TRÊN WEBSITE
- Kiểm soát thông tin sản phẩm đăng tải:
+ Nguyên tắc kiểm soát thông tin sản phẩm:
Thông tin sản phẩm/dịch vụ hiển thị trên website được Ban quản trị sàn Sothys xây dựng và chuẩn hóa tập trung, bao gồm nội dung mô tả, hình ảnh, thông tin kỹ thuật và hồ sơ pháp lý liên quan. Người bán/đối tác không được tự ý tạo mới hoặc chỉnh sửa nội dung sản phẩm theo ý mình; chỉ được lựa chọn và kinh doanh các sản phẩm đã được Ban quản trị sàn phê duyệt. Mọi thông tin sản phẩm trước và trong quá trình hiển thị đều được kiểm soát theo cơ chế tiền kiểm và hậu kiểm nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và Quy chế hoạt động của sàn
Ban quản trị sàn thực hiện kiểm soát đối với các nhóm thông tin sau:
· Tên sản phẩm/dịch vụ;
· Hình ảnh minh họa sản phẩm (hình ảnh rõ ràng, trung thực, không gây nhầm lẫn, không sử dụng trái phép hình ảnh của bên thứ ba);
· Nội dung mô tả, công dụng, hướng dẫn sử dụng;
· Thông tin về thành phần, xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa;
· Giá bán, đơn vị tính và các chính sách áp dụng;
· Chính sách giao hàng, đổi trả, bảo hành (nếu có).
Thông tin sản phẩm được xây dựng phù hợp với quy định về nhãn hàng hóa theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 43/2017/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.
- Cấm đăng:
+ Hàng hóa, dịch vụ nằm trong danh mục hàng cấm, hạn chế kinh doanh, cấm quảng cáo theo pháp luật Việt Nam. Sản phẩm vi phạm thuần phong mỹ tục, hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn gốc và Các thông tin mang yếu tố chính trị, tôn giáo, phân biệt giới tính hoặc kỳ thị
+ Trường hợp phát hiện thông tin sản phẩm không đầy đủ, không chính xác hoặc có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật, Ban quản trị sàn có quyền:
· Tạm ẩn hoặc gỡ bỏ sản phẩm khỏi website;
· Gửi thông báo yêu cầu người bán/đối tác chỉnh sửa, bổ sung thông tin trong thời hạn quy định;
· Áp dụng các biện pháp xử lý theo Quy chế hoạt động của sàn đối với các trường hợp vi phạm hoặc tái phạm.
Ban quản trị sàn có quyền tạm ngừng hiển thị hoặc xóa bỏ ngay lập tức các sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa cấm/hạn chế kinh doanh, hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn gốc hoặc nội dung vi phạm pháp luật mà không cần thông báo trước.
- Quy trình lựa chọn và phê duyệt sản phẩm của người bán và sàn
Website Sothys.vn chỉ kinh doanh mỹ phẩm Sothys chính hãng do I.A.G Việt Nam phân phối hợp pháp. Việc lựa chọn và phê duyệt sản phẩm được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xác lập danh mục sản phẩm hợp pháp
Ban quản trị sàn xây dựng danh mục sản phẩm được phép kinh doanh căn cứ vào:
+ Hồ sơ pháp lý nhập khẩu/phân phối hợp pháp;
+ Hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
+ Quy định về nhãn hàng hóa;
+ Chính sách phân phối tại từng thời điểm.
Bước 2: Đăng ký lựa chọn sản phẩm của người bán
Người bán sau khi ký hợp đồng hợp tác gửi đề nghị lựa chọn sản phẩm thuộc danh mục cho phép.
Ban quản trị kiểm tra:
+ Phạm vi hợp tác đã ký;
+ Điều kiện phân phối;
+ Tình trạng tuân thủ hợp đồng của người bán.
Bước 3: Thẩm định và phê duyệt
Trong thời hạn 03–05 ngày làm việc kể từ khi nhận đề nghị hợp lệ, Ban quản trị thực hiện:
+ Kiểm tra điều kiện pháp lý của sản phẩm;
+ Đối chiếu phạm vi phân phối;
+ Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin hiển thị;
+ Phân quyền kinh doanh trên hệ thống quản trị.
Trường hợp không đủ điều kiện, Ban quản trị thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống để người bán biết và điều chỉnh (nếu có thể).
Bước 4: Lưu trữ và giám sát
Toàn bộ quá trình lựa chọn, phê duyệt và phân quyền được lưu trữ trên hệ thống quản trị nội bộ để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi có yêu cầu.
Ban quản trị có quyền rà soát định kỳ và điều chỉnh phân quyền nếu phát hiện vi phạm hoặc thay đổi điều kiện pháp lý.
- Kiểm soát thông tin người bán
Người bán phải cung cấp đầy đủ thông tin theo Điều 29 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, bao gồm:
+ Tên và địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức hoặc tên và địa chỉ thường trú của cá nhân.
+ Số, ngày cấp và nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân, hoặc số, ngày cấp và đơn vị cấp quyết định thành lập của tổ chức, hoặc mã số thuế cá nhân của cá nhân.
Các thông tin này được lưu trữ tối thiểu 02 năm theo quy định.
Ban quản trị sàn thực hiện kiểm soát thông tin người bán theo các bước sau:
· Tiếp nhận hồ sơ đăng kýcủa người bán/đối tác;
· Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệcủa các thông tin, giấy tờ do người bán cung cấp;
· Đối chiếu thông tin pháp lývới các nguồn dữ liệu hợp pháp (nếu cần thiết);
· Chỉ kích hoạt tài khoản người bán và cho phép tham gia hoạt động trên sàn sau khi hoàn tất việc kiểm tra, xác minh.
- Quy trình phối hợp với các chủ thể quyền sở hữu trí tuệ rà soát và gỡ bỏ các sản phẩm xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ trên sàn giao dịch thương mại điện tử;
+ Tiếp nhận yêu cầu: Từ chủ thể quyền gửi khiếu nại lên sàn: mô tả sản phẩm xâm phạm, chứng minh quyền sở hữu
+ Xác minh yêu cầu: Sàn kiểm tra tính hợp lệ của khiếu nại: xem xét giấy tờ quyền, so sánh sản phẩm đăng bán, ảnh, mô tả
+ Rà soát nội dung vi phạm: Nếu yêu cầu hợp lệ, sàn rà soát các gian hàng liên quan; xác định sản phẩm vi phạm
+ Gỡ sản phẩm: Gỡ listing vi phạm (xóa sản phẩm, tạm ẩn, khóa gian hàng nếu cần) theo quy định sàn
- Chế tài và Biện pháp xử lý với các hành vi xâm phạm quyền lợi người tiêu dùng trên website/ứng dụng hoặc nếu thành viên (người mua, người bán) vi phạm quy định hoặc không tuân thủ quy chế.
+ Nguyên tắc xử lý vi phạm
• Mọi hành vi xâm phạm quyền lợi người tiêu dùng hoặc vi phạm Quy chế hoạt động đều được ghi nhận, kiểm tra, xác minh và xử lý theo trình tự minh bạch.
• Việc xử lý được tiến hành theo mức độ vi phạm, tần suất, thái độ hợp tác và mức độ gây thiệt hại.
• Website/ứng dụng có quyền áp dụng ngay các biện pháp ngăn chặn khẩn cấp để bảo vệ người tiêu dùng (tạm khóa sản phẩm, khóa tài khoản, tạm giữ tiền thanh toán…).
- Các hành vi bị xem là vi phạm
+ Đối với Người bán / Đối tác:
• Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ xử lý đơn hàng, giao hàng theo thỏa thuận;
• Tự ý hủy đơn hàng hoặc kéo dài thời gian xử lý đơn hàng không có lý do chính đáng;
• Không phối hợp hoặc chậm trễ trong việc xử lý yêu cầu đổi trả, khiếu nại của khách hàng theo quy định của sàn;
• Cung cấp thông tin không chính xác liên quan đến tư cách pháp lý của người bánhoặc không cập nhật khi có thay đổi;
• Không tuân thủ các quy định vận hành, quy trình xử lý đơn hàng và các hướng dẫn do Ban quản trị sàn ban hành.
Lưu ý: Nội dung mô tả, hình ảnh và thông tin pháp lý của sản phẩm do Ban quản trị sàn quản lý tập trung; người bán không được tự ý tạo mới hoặc chỉnh sửa nội dung sản phẩm trên website.
+ Đối với Người mua
• Gian lận trong quá trình đặt hàng, thanh toán hoặc nhận hàng;
• Lạm dụng chính sách đổi trả, hoàn tiền;
• Cung cấp thông tin không chính xác gây ảnh hưởng đến việc xử lý đơn hàng;
• Thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật hoặc Quy chế hoạt động của website.
• Sử dụng app/website để thực hiện hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản.
+ Đối với thành viên nói chung
• Vi phạm quy định pháp luật TMĐT, SHTT, bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Lợi dụng dịch vụ của website để trục lợi, gây thiệt hại cho người khác.
• Không tuân thủ Quy chế hoạt động, Thỏa thuận sử dụng.
- Các biện pháp chế tài và xử lý vi phạm
Sothys không giải quyết các tranh chấp giữa khách hàng, cũng như không giải quyết bất cứ khiếu nại nào của khách hàng về sản phẩm đã bị Ban quản trị sàn TMĐT Sothys phát hiện vi phạm loại bỏ. Cụ thể:
+ Xử lý đối với Người bán:
• Nhắc nhở/cảnh báo bằng văn bản;
• Nhắc nhở, trao đổi và yêu cầu khắc phục vi phạm;
• Yêu cầu người bán điều chỉnh, cập nhật lại thông tin vận hành (giá bán, tồn kho, trạng thái xử lý đơn hàng);
• Tạm ngừng tiếp nhận đơn hàng đối với người bán vi phạm;
• Hạn chế hoặc tạm ngừng quyền sử dụng tài khoản người bán trong thời hạn nhất định;
• Chấm dứt hợp tác thương mại theo thỏa thuận đã ký kết trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần.
+ Xử lý đối với Người mua
• Cảnh báo và nhắc nhở
• Tạm khóa tài khoản
• Hủy quyền tham gia các chương trình ưu đãi
• Khóa vĩnh viễn tài khoản đối với hành vi gian lận, lừa đảo
+ Đối với thành viên vi phạm nội quy chung
• Hạn chế truy cập
• Tạm khóa/khóa tài khoản
• Từ chối cung cấp dịch vụ trong tương lai
- Thông tin mô tả
+ Mô tả sản phẩm cần đầy đủ và chi tiết, giúp người mua có thể hiểu rõ những đặc điểm, công dụng, cách dùng, lưu ý khi sử dụng của sản phẩm…..để làm căn cứ khi đặt mua hàng. Nếu là sản phẩm đã qua sử dụng phải ghi rõ tình trạng bên ngoài và hiệu suất sử dụng của sản phẩm. Từ ngữ mô tả trung thực, rõ ràng, không lập lờ hoặc gây hiểu lầm cho khách hàng.
+ Nếu là bài đăng cho 1 sản phẩm duy nhất thì đây là phần mô tả cho sản phẩm đó.
+ Nếu là một Combo gồm nhiều sản phẩm thì phải liệt kê đầy đủ thông tin của từng sản phẩm có trong đó.
+ Thông tin sản phẩm không bao gồm số điện thoại và các thông tin liên lạc với mục đích quảng cáo hoặc dẫn người dùng tới các website khác.
+ Điền đầy đủ nguồn gốc, xuất xứ, thuộc tính sản phẩm và chế độ bảo hành (nếu có) theo yêu cầu của mỗi ngành hàng. Sản phẩm không có giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ, thương hiệu thì không được để tên thương hiệu trên sản phẩm.
+ Chú ý gắn đúng hashtag liên quan với sản phẩm đăng bán.
+ Không chứa từ khóa fake/nhái hoặc các từ khóa tương tự.
- Giá sản phẩm
+ Giá sản phẩm đăng bán hoặc giá khuyến mãi (nếu có) phải tính bằng đơn vị VNĐ
+ Nếu bài đăng cho nhiều sản phẩm, phải để giá rõ ràng cho từng sản phẩm
+ Giá sản phẩm phải được phân loại rõ ràng dựa trên kích cỡ, màu sắc, chất lượng.
- Phí vận chuyển
+ Với đơn hàng có giá trị từ 1.000.000 VNĐ trở lên: Công ty chịu toàn bộ chi phí vận chuyển.
+ Với đơn hàng dưới 1.000.000 VNĐ: khách hàng thanh toán 30.000 VNĐ, công ty hỗ trợ phần chênh lệch.
- Quy định về hạn sử dụng của sản phẩm:
+ Danh sách các sản phẩm bắt buộc phải có hạn sử dụng trên bao bì:
- Dược phẩm;
- Hóa chất tẩy rửa, vệ sinh;
- Mỹ phẩm;
- Nước hoa;
- Tã, băng vệ sinh;
- Thực phẩm;
- Thực phẩm chức năng.
- Quy định về hạn sử dụng của sản phẩm chính:
+ Người dùng chỉ được phép bán các loại hàng hóa mà khi giao đi phải còn ít nhất 30% thời hạn sử dụng và còn ít nhất 30 ngày, tính từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn
+ Hạn sử dụng của sản phẩm được ghi dưới dạng "sử dụng trước tháng/năm" sẽ được hiểu ngày hết hạn là ngày 1 của tháng đó.
+ Hạn sử dụng của sản phẩm được ghi dưới dạng "hạn sử dụng: tháng/năm" sẽ được hiểu ngày hết hạn là ngày cuối cùng của tháng đó
+ Trường hợp người dùng thực hiện giảm giá do sản phẩm sắp hết hạn, thông tin về ngày hết hạn phải được nêu rõ trong mô tả sản phẩm
- Quy định về hạn sử dụng của quà tặng kèm
+ Khi quà tặng kèm được đăng công khai trên thông tin sản phẩm chính, quy định về hạn sử dụng sẽ được áp dụng tương tự sản phẩm chính.
+ Khi quà tặng kèm không được đăng công khai trên thông tin sản phẩm chính, Sothys sẽ không can thiệp xử lý khiếu nại về hạn sử dụng của quà tặng kèm. Tuy nhiên hành vi cố ý tặng kèm sản phẩm hết hạn sử dụng có thể mang đến trải nghiệm không tốt cho Người Mua và làm giảm uy tín của Người Bán thông qua việc đánh giá kém từ Người Mua trên đơn hàng.
VIII. TRÁCH NHIỆM TRONG TRƯỜNG HỢP PHÁT SINH LỖI KỸ THUẬT
Khi thực hiện các giao dịch trên Sàn TMĐT Sothys, các thành viên phải thực hiện đúng theo các quy trình hướng dẫn.
Ban quản trị Sàn TMĐT Sothys cam kết cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất cho các thành viên tham gia giao dịch, nỗ lực đảm bảo sự an toàn và ổn định của toàn bộ hệ thống kỹ thuật. Tuy nhiên, trong trường hợp xảy ra sự cố lỗi kỹ thuật nằm ngoài kiểm soát của Sothys, Sothys sẽ ngay lập tức áp dụng các biện pháp để đảm bảo quyền lợi cho người mua hàng. Trường hợp phát sinh lỗi kỹ thuật, lỗi phần mềm hoặc các lỗi khách quan khác dẫn đến thành viên không thể tham gia giao dịch được thì các thành viên thông báo cho Ban quản trị Sàn TMĐT Sothys qua địa chỉ email phungthuyphuong@sothys.vn. Sothys sẽ khắc phục lỗi trong thời gian sớm nhất, tạo điều kiện cho các thành viên tham gia Sàn TMĐT Sothys. Sàn TMĐT Sothys sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết trong trường hợp thông báo của các thành viên không đến được Ban quản trị, phát sinh từ lỗi kỹ thuật, lỗi đường truyền, phần mềm hoặc các lỗi khác không do Ban quản trị gây ra.
IX. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BAN QUẢN TRỊ SÀN TMĐT SOTHYS
Quyền và trách nhiệm của thương nhân/tổ chức
1.1. Quyền và trách nhiệm của Ban quản trị Sàn giao dịch TMĐT Sothys.vn
a. Quyền:
- Cung cấp các dịch vụ trên Sàn giao dịch TMĐT Sothys.vn cho các tổ chức, cá nhân sau khi đã hoàn tất việc đăng ký và đáp ứng đầy đủ các điều kiện, thủ tục theo Quy chế hoạt động của Sàn.
- Thực hiện việc thu thập, kiểm tra, xác minh và quản lý thông tin pháp lý của người bán/đối tác, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh trên Sàn.
- Thực hiện quyền kiểm soát, rà soát và phê duyệt thông tin sản phẩm, dịch vụ trước và trong quá trình hiển thị trên website theo mô hình quản lý tập trung; trong đó, Ban quản trị Sàn chịu trách nhiệm xây dựng, chuẩn hóa và quản lý bộ dữ liệu nội dung sản phẩm.
- Có quyền từ chối kích hoạt, tạm ngừng hiển thị hoặc gỡ bỏ các sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung thông tin trong trường hợp phát hiện thông tin không chính xác, không đầy đủ, vi phạm quy định pháp luật, Quy chế hoạt động của Sàn hoặc các chuẩn mực đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam.
- Xem xét việc chấm dứt quyền sử dụng dịch vụ và quyền thành viên của thành viên nếu thành viên không tham gia hoạt động giao dịch và trao đổi thông tin trên Sàn TMĐT Sothys liên tục trong ba tháng. Để tiếp tục trở thành thành viên và được cấp lại quyền sử dụng dịch vụ thì phải đăng ký lại từ đầu theo mẫu và thủ tục của Sàn TMĐTSothys;
- Có thể chấm dứt ngay quyền sử dụng dịch vụ và quyền thành viên của thành viên nếu Sàn TMĐT Sothys phát hiện thành viên đã phá sản, bị kết án hoặc đang trong thời gian thụ án, trong trường hợp thành viên tiếp tục hoạt động có thể gây cho Sàn TMĐT Sothys trách nhiệm pháp lý, có những hoạt động lừa đảo, giả mạo, gây rối loạn thị trường, gây mất đoàn kết đối với các thành viên khác của Sàn TMĐT Sothys, hoạt động vi phạm pháp luật hiện hành của Việt Nam. Trong trường hợp chấm dứt quyền thành viên và quyền sử dụng dịch vụ thì tất cả các chứng nhận, các quyền của thành viên được cấp sẽ mặc nhiên hết giá trị và bị chấm dứt;
- Sàn TMĐT Sothys giữ bản quyền sử dụng dịch vụ và các nội dung trên Sàn TMĐT Sothys theo các quy dịnh pháp luật về bảo hộ sở hữu trí tuệ tại Việt Nam. Sàn giao dịch TMĐT Sothys và tất cả các biểu tượng, logo, nội dung theo các ngôn ngữ khác nhau đều thuộc quyền sở hữu của Sàn TMĐT Sothys. Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép, sử dụng và phổ biến bất hợp pháp các quyền sở hữu trên;
- Giữ quyền được thay đổi bảng, biểu giá dịch vụ và phương thức thanh toán trong thời gian cung cấp dịch vụ cho thành viên theo nhu cầu và điều kiện khả năng của Sàn TMĐTSothys;
- Loại bỏ những thông tin bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh và hàng hóa hạn chế kinh doanh theo quy định của pháp luật;
- Loại bỏ những thông tin bán hàng giả, hàng nhái, hàng nhập lậu, hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
- Thay mặt Người bán/Đối tác Salon tập hợp, ghi nhận, thống kê và quản lý các đơn hàng phát sinh trên Gian hàng của Người bán.
- Quyết định phương án tổ chức xử lý đơn hàng, đóng gói và giao hàng cho Khách hàng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác bằng văn bản.
- Ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển, logistics để phục vụ hoạt động giao hàng trên Sàn.
- Điều phối, giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận; quyết định việc thay đổi đơn vị vận chuyển khi cần thiết.
- Ký kết hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán trực tuyến, trung gian thanh toán.
- Thu tiền bán hàng của Khách hàng thay mặt cho Người bán theo nội dung Thỏa thuận Ủy nhiệm thu.
- Thu các khoản phí dịch vụ, phí theo đơn hàng và các khoản phí khác theo quy định tại Hợp đồng hợp tác và Quy chế hoạt động của Sàn.
- Thực hiện đối soát doanh thu, phí dịch vụ và các khoản phát sinh theo chu kỳ thanh toán.
- Thanh toán cho Người bán số tiền còn lại sau khi bù trừ các khoản thu hộ, phí dịch vụ, thuế và các khoản khấu trừ hợp pháp.
- Kiểm soát, rà soát và phê duyệt thông tin sản phẩm, dịch vụ hiển thị trên Sàn.
- Tạm ngừng, hạn chế hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ đối với Người bán vi phạm Hợp đồng, Quy chế hoạt động hoặc quy định pháp luật.
- Áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo hoạt động ổn định của Website và tuân thủ pháp luật.
b. Trách nhiệm.
- Đăng ký thiết lập website cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử theo quy định tại Mục 2 Chương IV Nghị định 52/2013/NĐ-CP và công bố các thông tin về người sở hữu website theo quy định tại Điều 29 Nghị định 52/2013/NĐ-CP trên trang chủ website.
- Xây dựng và công bố công khai trên website quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử theo quy định tại Điều 38 Nghị định 52/2013/NĐ-CP; theo dõi và bảo đảm việc thực hiện quy chế đó trên sàn giao dịch thương mại điện tử.
- Yêu cầu người bán trên sàn giao dịch thương mại điện tử cung cấp thông tin theo quy định tại Điều 29 Nghị định 52/2013/NĐ-CP khi đăng ký sử dụng dịch vụ. Với người bán nước ngoài, các tên riêng được phiên âm tiếng Việt hoặc thể hiện bằng ký tự La tinh.
- Có cơ chế kiểm tra, giám sát để đảm bảo việc cung cấp thông tin của người bán trên sàn giao dịch thương mại điện tử được thực hiện chính xác, đầy đủ.
- Lưu trữ thông tin đăng ký của các thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử và thường xuyên cập nhật những thông tin thay đổi, bổ sung có liên quan.
- Thiết lập cơ chế cho phép thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử thực hiện được quy trình giao kết hợp đồng theo quy định tại Mục 2 Chương II Nghị định 52/2013/NĐ-CP nếu website có chức năng đặt hàng trực tuyến.
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh của thương nhân, tổ chức, cá nhân và thông tin cá nhân của người tiêu dùng.
+ Có biện pháp xử lý kịp thời khi phát hiện hoặc nhận được phản ánh về hành vi kinh doanh vi phạm pháp luật trên sàn giao dịch thương mại điện tử:
+ Ngăn chặn và loại bỏ khỏi website những thông tin mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh, thuộc ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật;
+ Gỡ bỏ thông tin về hàng hóa, dịch vụ vi phạm pháp luật trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
+ Phối hợp với các chủ thể quyền sở hữu trí tuệ rà soát và gỡ bỏ các sản phẩm xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ theo quy trình, thủ tục công bố tại Quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử;
+ Cảnh cáo hoặc từ chối cung cấp dịch vụ có thời hạn hoặc vĩnh viễn đối với những cá nhân, thương nhân, tổ chức có hành vi kinh doanh vi phạm pháp luật;
+ Các biện pháp khác theo Quy chế hoạt động của sàn giao dịch thương mại điện tử.
- Hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước điều tra, xử lý các hành vi kinh doanh vi phạm pháp luật và giải quyết tranh chấp, khiếu nại.
+ Cung cấp thông tin về đối tượng có dấu hiệu, hành vi vi phạm pháp luật trên sàn giao dịch thương mại điện tử cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi phát hiện hoặc nhận được các thông tin nêu trên;
+ Thường xuyên cập nhật từ khóa theo khuyến cáo từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và lọc thông tin theo từ khóa trước khi thông tin về hàng hóa, dịch vụ hiển thị trên website;
+ Tiếp nhận, phản hồi thông tin để giải quyết khiếu nại, phản ánh và tranh chấp liên quan đến sàn giao dịch thương mại điện tử tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương tại địa chỉ online.gov.vn.”
- Công bố công khai cơ chế giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch trên sàn giao dịch thương mại điện tử. Khi khách hàng trên sàn giao dịch thương mại điện tử phát sinh mâu thuẫn với người bán hoặc bị tổn hại lợi ích hợp pháp, phải cung cấp cho khách hàng thông tin về người bán, tích cực hỗ trợ khách hàng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
- Cố gắng đến mức cao nhất trong phạm vi và điều kiện có thể để duy trì hoạt động bình thường của Sàn TMĐT Sothys và khắc phục các sự cố như: Sự cố kỹ thuật về máy móc, lỗi phần mềm, hệ thống đường truyền internet, nhân sự, các biến động xã hội, thiên tai, mất điện, các quyết định của cơ quan nhà nước hay một tổ chức liên quan thứ ba. Tuy nhiên nếu những sự cố trên xảy ra nằm ngoài khả năng kiểm soát mà gây thiệt hại cho thành viên thì Sàn TMĐT Sothys không phải chịu trách nhiệm.
+ Xây dựng, vận hành và duy trì hệ thống website, hạ tầng kỹ thuật và các công cụ hỗ trợ giao dịch hoạt động ổn định, an toàn và liên tục.
+ Thực hiện các biện pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu và khôi phục hệ thống theo quy định.
+ Tổ chức tiếp nhận, xử lý và điều phối đơn hàng phát sinh trên Sàn theo quy trình đã công bố.
+ Phối hợp với Người bán và đơn vị vận chuyển xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao hàng, hoàn trả hoặc từ chối nhận hàng.
+ Ký kết và duy trì hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán nhằm đảm bảo việc thanh toán của Khách hàng được thực hiện an toàn, đúng quy định.
+ Thực hiện thu hộ tiền bán hàng cho Người bán theo đúng nội dung Ủy nhiệm thu đã ký kết.
- Thực hiện đối soát và thanh toán cho Người bán đúng thời hạn theo thỏa thuận.
+ Lập và xuất hóa đơn GTGT cho Người bán đối với các khoản phí dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế.
+ Cung cấp bảng kê, báo cáo đối soát minh bạch, rõ ràng cho Người bán.
+ Ban quản trị Sàn không chịu trách nhiệm thay cho Người bán đối với chất lượng hàng hóa, dịch vụ, nghĩa vụ bảo hành hoặc các cam kết riêng của Người bán với Khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý, Ban quản trị Sàn không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại phát sinh, nhưng sẽ nỗ lực khắc phục và thông báo kịp thời cho các bên liên quan.
1.2. Quyền và trách nhiệm của đối tác (người bán, nhà cung cấp...) trên website SOTHYS.VN
a. Quyền
- Sau khi ký hợp đồng, Nhà Bán Hàng sẽ được tạo một tài khoản Ban quản trị Sàn cấp tài khoản quản lý cho Nhà Bán Hàng/Đối tác nhằm phục vụ việc công bố thông tin người bán theo quy định pháp luật, theo dõi tình trạng hoạt động gian hàng và phối hợp xử lý các giao dịch phát sinh trên Sàn, trong phạm vi quyền hạn được phân quyền.
- Ban quản trị Sàn hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn và cung cấp tài liệu liên quan đến quy trình vận hành, xử lý đơn hàng, đối soát thanh toán, nghĩa vụ pháp lý và các quy định áp dụng khi tham gia Sàn.
- Nhà Bán Hàng/Đối tác tham gia các chương trình khuyến mại, hoạt động marketing và chính sách hỗ trợ bán hàng do Ban quản trị Sàn xây dựng và triển khai trong từng thời kỳ, theo điều kiện và phạm vi áp dụng được quy định tại hợp đồng hợp tác hoặc thông báo chính thức của Sàn.
- Việc hưởng các chính sách phân chia doanh thu và hỗ trợ kinh doanh được thực hiện theo đúng thỏa thuận tại hợp đồng hợp tác và các chính sách hợp pháp do Ban quản trị Sàn ban hành.
- Ban quản trị Sàn cung cấp thông tin đối soát, báo cáo giao dịch và thanh toán liên quan đến doanh số phát sinh, phí dịch vụ và các khoản bù trừ theo chu kỳ thanh toán đã được thống nhất giữa các bên.
- Khi phát sinh khiếu nại, phản ánh hoặc tranh chấp liên quan đến giao dịch với Khách hàng trên Sàn, Nhà Bán Hàng/Đối tác có quyền đề nghị Ban quản trị Sàn hỗ trợ trong phạm vi vai trò trung gian theo quy định pháp luật và Quy chế hoạt động của Sàn.
b. Trách nhiệm
- Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin quy định tại Điều 29 Nghị định 52/2013/NĐ-CP cho thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử khi đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của thông tin liên quan đến hàng hóa, dịch vụ do mình cung ứng; bảo đảm hàng hóa, dịch vụ cung cấp phù hợp với nội dung đã được công bố và phê duyệt trên Sàn.
- Thực hiện các quy định tại Mục 2 Chương II Nghị định 52/2013/NĐ-CPkhi ứng dụng chức năng đặt hàng trực tuyến trên sàn giao dịch thương mại điện tử.
- Cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh của mình khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ hoạt động thống kê thương mại điện tử.
- Thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí dịch vụ phải trả cho Ban quản trị Sàn Bên A theo mức phí, phương thức và thời hạn được quy định tại Hợp đồng hợp tác và Quy chế hoạt động của Sàn.
- Thực hiện quyền nhận thanh toán lại từ Bên A đối với các khoản doanh thu bán hàng còn lại sau khi đã được đối soát, bù trừ tiền thu hộ, phí dịch vụ và các khoản khấu trừ hợp pháp khác theo quy định tại Hợp đồng hợp tác giữa các bên.
- Thực hiện lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho Khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra thông qua Gian hàng trên Sàn TMĐT Sothys.vn, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác phù hợp với quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
- Chịu trách nhiệm kê khai, nộp đầy đủ và đúng hạn các loại thuế, phí, lệ phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh của mình theo quy định của pháp luật thuế hiện hành; tự chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với mọi nghĩa vụ tài chính liên quan đến doanh thu bán hàng.
- Phối hợp cung cấp cho Ban quản trị Sàn các chứng từ, thông tin liên quan đến hóa đơn, thuế trong trường hợp cần thiết để phục vụ công tác đối soát, thanh toán, giải trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng vai trò trung gian của Sàn.
- Nhà Bán Hàng phải phối hợp với Sothys giải quyết những vấn đề tranh chấp giữa khách hàng với nhà bán hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Nhà bán hàng có nghĩa vụ phải bồi thường những thiệt hại của khách hàng khi lỗi được xác định thuộc về Nhà Bán Hàng.
- Nhà bán hàng cam kết không sử dụng dịch vụ của Sàn TMĐT Sothys vào những mục đích bất hợp pháp, không hợp lý, lừa đảo, đe doạ, thăm rò thông tin bất hợp pháp, phá hoại, tạo ra và phát tán virus gây hư hại tới hệ thống, cấu hình, truyền tải thông tin của Sàn TMĐT Sothys hay sử dụng dịch vụ của mình vào mục đích đầu cơ, lũng đoạn thị trường tạo những chào hàng giả, kể cả phục vụ cho việc phán đoán nhu cầu thị trường. Trong trường hợp vi phạm thì thành viên phải chịu trách nhiệm về các hành vi của mình trước pháp luật.
- Nhà bán hàng cam kết không được thay đổi, chỉnh sửa, sao chép, truyền bá, phân phối, cung cấp và tạo những công cụ tương tự của dịch vụ do Sàn TMĐT Sothys cung cấp cho một bên thứ ba nếu không được sự đồng ý của Sàn TMĐT Sothys.
- Nhà bán hàng không được hành động gây mất uy tín của Sàn TMĐT Sothys dưới mọi hình thức như gây mất đoàn kết giữa các thành viên bằng cách sử dụng tên đăng ký thứ hai, thông qua một bên thứ ba hoặc tuyên truyền, phổ biến những thông tin không có lợi cho uy tín của Sàn TMĐT Sothys.
1.3. Quyền và trách nhiệm của khách hàng (người mua, người sử dụng dịch vụ…) trên website Sothys.vn
a. Quyền
- Khi đăng ký trở thành thành viên của Sothys và được Sothys đồng ý, thành viên sẽ được mua hàng hóa bán tại Sothys.
- Thành viên sẽ được cấp một tên đăng ký và mật khẩu riêng để được vào sử dụng trong việc quản lý đơn hàng tại Sothys.
- Thành viên sẽ được nhân viên của Sàn TMĐT Sothys hướng dẫn sử dụng được các công cụ, các tính năng phục vụ cho việc mua hàng và sử dụng các dịch vụ tiện ích trên Sàn TMĐT Sothys.
- Thành viên có quyền đóng góp ý kiến cho Sàn TMĐT Sothys trong quá trình hoạt động. Các kiến nghị được gửi trực tiếp bằng thư, fax hoặc email đến cho Sàn TMĐT Sothys.
b. Trách nhiệm
- Thành viên sẽ tự chịu trách nhiệm về bảo mật và lưu giữ và mọi hoạt động sử dụng dịch vụ dưới tên đăng ký, mật khẩu và hộp thư điện tử của mình.
- Thành viên có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Sàn TMĐT Sothys về những hành vi sử dụng trái phép, lạm dụng, vi phạm bảo mật, lưu giữ tên đăng ký và mật khẩu của mình để hai bên cùng hợp tác xử lý.
- Thành viên cam kết những thông tin cung cấp cho Sàn TMĐT Sothys là chính xác. Bên khách hàng phải chịu toàn bộ trách nhiệm đối với tính chính xác của thông tin đã được đề cập. Khi tham gia các giao dịch trên trang web có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung Quy chế. Có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Sàn về những hành vi sử dụng trái phép, lạm dụng, vi phạm bảo mật, lưu giữ tên đăng ký và mật khẩu của mình để hai bên cùng hợp tác xử lý.
- Thành viên có trách nhiệm cung cấp thông tin về giao dịch, sản phẩm hỗ trợ Sàn TMĐT Sothys trong việc phát sinh giữa người mua và người bán diễn ra qua Sàn.
- Thành viên cam kết, đồng ý không sử dụng dịch vụ của Sàn TMĐT Sothys vào những mục đích bất hợp pháp, không hợp lý, lừa đảo, đe doạ, thăm dò thông tin bất hợp pháp, phá hoại, tạo ra và phát tán virus gây hư hại tới hệ thống, cấu hình, truyền tải thông tin của Sàn TMĐT Sothys hay sử dụng dịch vụ của mình vào mục đích đầu cơ, lũng đoạn thị trường tạo những đơn đặt hàng, kể cả phục vụ cho việc phán đoán nhu cầu thị trường. Trong trường hợp vi phạm thì thành viên phải chịu trách nhiệm về các hành vi của mình trước pháp luật.
- Thành viên cam kết không được thay đổi, chỉnh sửa, sao chép, truyền bá, phân phối, cung cấp và tạo những công cụ tương tự của dịch vụ do Sàn TMĐT Sothys cung cấp cho một bên thứ ba nếu không được sự đồng ý của Sàn TMĐT Sothys trong Quy định này.
- Thành viên không được hành động gây mất uy tín của Sàn TMĐT Sothys dưới mọi hình thức như gây mất đoàn kết giữa các thành viên bằng cách sử dụng tên đăng ký thứ hai, thông qua một bên thứ ba hoặc tuyên truyền, phổ biến những thông tin không có lợi cho uy tín của Sàn TMĐT Sothys.
4. Phân định trách nhiệm giữa thương nhân/tổ chức và đối tác (người bán, nhà cung cấp…) trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh từ giao dịch thực hiện trên website, ứng dụng với khách hàng
a. Phân định trách nhiệm về cung cấp chứng từ hàng hóa giữa người bán, bên cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử và bên cung cấp dịch vụ logistics trong trường hợp có giao kết sử dụng dịch vụ logistics của bên thứ ba
Trách nhiệm của người bán/đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ:
- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác về hàng hóa, dịch vụ (giá, mô tả, nguồn gốc, thuộc tính…).
- Cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định pháp luật, bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng/hoá đơn điện tử;
- Phiếu bảo hành;
- Chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng (nếu có);
- Chịu trách nhiệm trực tiếp đối với sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp, bao gồm chất lượng, nguồn gốc, tính hợp pháp và việc thực hiện chế độ bảo hành, đổi trả.
- Giải quyết khiếu nại của khách hàng phát sinh từ sản phẩm/dịch vụ của chính họ.
- Phối hợp với Công ty để xử lý tranh chấp, hoàn tiền, thu hồi hàng hóa khi cần thiết.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu cung cấp hàng hóa vi phạm pháp luật hoặc gây thiệt hại cho người tiêu dùng.
Trách nhiệm của thương nhân/tổ chức vận hành website/ứng dụng TMĐT
- Cung cấp hạ tầng kỹ thuật cho người bán đăng tải, quảng bá, giới thiệu hàng hóa/dịch vụ.
- Thực hiện kiểm duyệt thông tin: Tiền kiểm theo từ khóa, lọc nội dung vi phạm;Kiểm tra pháp lý với các ngành hàng theo yêu cầu quản lý nhà nước.
- Lưu trữ thông tin giao dịch, đơn hàng, lịch sử thay đổi theo quy định pháp luật để phục vụ công tác thanh tra khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua hàng trên sàn như: hướng dẫn khiếu nại, cung cấp thông tin người bán, hỗ trợ kỹ thuật.
- Phối hợp giải quyết tranh chấp, làm đầu mối tiếp nhận phản ánh và chuyển tiếp đến người bán để xử lý trong thời hạn cam kết.
- Ngăn chặn và gỡ bỏ thông tin vi phạm, đình chỉ/tạm khóa tài khoản người bán khi phát hiện hành vi sai phạm.
- Bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin của khách hàng theo quy định pháp luật.
Trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ logistics (nếu có sử dụng đối tác thứ ba)
*Trách nhiệm của đơn vị logistics
- Tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu từ người bán hoặc từ sàn TMĐT
- Cung cấp chứng từ vận chuyển, bao gồm: Vận đơn; Biên nhận giao hàng; Chứng từ hoàn trả hàng.
- Chịu trách nhiệm về quá trình vận chuyển, thời gian giao hàng, tình trạng hàng hóa trong quá trình vận chuyển theo quy định pháp luật.
- Phối hợp xử lý khiếu nại liên quan đến giao nhận, thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa.
*Trách nhiệm của người bán
- Chuẩn bị hàng hóa đúng số lượng, chất lượng và chứng từ.
- Bàn giao hàng đúng quy cách cho đơn vị vận chuyển.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa đến thời điểm bàn giao cho đơn vị logistics.
*Trách nhiệm của Công ty (sàn TMĐT)
- Hiển thị chính xác thông tin vận chuyển do đơn vị logistics cung cấp.
- Kết nối kỹ thuật giữa người bán và đơn vị vận chuyển (nếu có).
- Phối hợp hỗ trợ khi có tranh chấp giữa các bên.
- Không chịu trách nhiệm trực tiếp về hành vi vận chuyển của bên logistics, trừ khi có thỏa thuận khác.
b. Giới hạn trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử trong những giao dịch thực hiện trên sàn
- Công ty không chịu trách nhiệmđối với các vấn đề sau, trừ khi pháp luật có quy định khác:
- Bất kỳ thiệt hại nào phát sinh từ giao dịch giữa người bán và khách hàng, khi Công ty không trực tiếp tham gia vào giao dịch.
- Sai sót hoặc vi phạm do người bán gây ra trong quá trình: Giao hàng; Bảo hành; Hoàn tiền, đổi trả.
- Trách nhiệm pháp lý liên quan đến: Hàng hóa giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ; Thông tin sai lệch, quảng cáo gian dối do người bán đăng tải.
X. ĐIỀU KHOẢN ÁP DỤNG
Công ty có quyền thay đổi Quy chế này vào bất cứ thời điểm nào và sẽ thông báo cho tất cả các đối tượng sử dụng dịch vụ sàn giao dịch thương mại điện tử 05 (năm) ngày trước khi áp dụng những thay đổi đó. Quy chế sửa đổi có hiệu lực kể từ ngày hiệu lực được nêu trong Quy chế sửa đổi đó. Việc thành viên tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi Quy chế sửa đổi được công bố và có hiệu lực đồng nghĩa với việc thành viên đã chấp nhận Quy chế sửa đổi đó.
Sothys bảo lưu quyền sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện đối với Quy chế hoạt động này vào bất kỳ thời điểm nào. Thành viên tham gia Sothys có trách nhiệm tuân theo quy chế hiện hành khi giao dịch trên sàn thương mại điện tử Sothys.
XI. ĐIỀU KHOẢN CAM KẾT
Mọi thành viên khi sử dụng Sothys giao dịch mua bán trực tuyến thì đồng nghĩa việc các bên có liên quan đã chấp thuận tuân theo quy chế này.
Mọi thắc mắc của khách hàng xin vui lòng liên hệ với Sothys theo thông tin dưới đây để được giải đáp:
Hỗ trợ khách hàng: Bộ phận chăm sóc khách hàng
Địa chỉ: Căn hộ 201–214, Tầng 2, Ô đất 017 - HH2, Khu đô thị mới Tây Hồ Tây, Phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
Email: phungthuyphuong@sothys.vn
Hotline: 0368286022
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI I.A.G VIỆT NAM
Tổng giám đốc
Đã ký
PHÙNG THÚY PHƯỢNG